Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat wie XML erstellt, das speziell für die automatische Verarbeitung konzipiert wurde. Beispiele hierfür sind XRechnung und ZUGFeRD, die beide den europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931 erfüllen und eine effiziente und fehlerfreie Datenverarbeitung ermöglichen.
… Und jetzt in allgemeinverständlichen Worten 💪.
👉 Stellen sie sich einen Schrank mit unterschiedlichen Schubladen vor.
Der gesamte Schrank steht für eine Rechnung und jede Schublade für eine Teilinformation dieser Rechnung.
Auf einer Schublade steht z.B. „Rechnungsdatum“, auf einer anderen „Zahlungsbedingungen“ usw. Der Absender füllt nun alle Schubladen mit den entsprechenden Informationen… und jetzt kommt der Clou … der Empfänger kennt genau die Schubladenbelegung und kann aus der Schublade „Rechnungsdatum“ genau dieses Datum entnehmen usw. 👈
„Ich nutze doch bereits die elektronische Rechnung, oder?“,
… fragte mich kürzlich ein Kunde unserer Desktop-ERP-Software, der Rechnungen direkt aus dem Programm per E-Mail versendet.
Leider ist das nicht der Fall!
Streng genommen ist eine ZUGFeRD, oder XRechnung (beides in Deutschland gängige elektronische Rechnungsformate), die Sie auf einen USB-Stick speichern und zu Fuß zu Ihrem Kunden bringen, eine elektronische Rechnung.
Eine Rechnung im normalen PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird, ist hingegen keine elektronische Rechnung, sondern lediglich eine auf elektronischem Weg versendete Rechnung.
Eine Rechnung wird zu einer elektronischen Rechnung, wenn die Daten in einer bestimmten definierten Art und Weise strukturiert und verpackt werden.
Der Absender und der Empfänger haben sich darauf geeinigt (in unserem Fall wird das durch die EU mit der EN 16931 Norm vorgegeben) wie diese Struktur aussieht.
Der Vorteil ist, dass die Daten und deren Bedeutung so beim Empfänger ankommen, wie sie vom Absender gedacht sind.
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