Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung kommt in mehreren Etappen:

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen. 
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro ihre Rechnungen selbst als E-Rechnungen erstellen und versenden. 
• Ab dem 1. Januar 2028 sind dann alle Unternehmen, unabhängig vom Jahresumsatz, zur elektronischen Rechnungsstellung im geschäftlichen Kontext verpflichtet.

Ein normales PDF, das per Email versendet wird ist keine E-Rechnung.

Erst wenn das PDF im korrekten elektronischen Format erzeugt wurde wird es zur E-Rechnung.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung und verliert spätestens ab 2028 in der Rechnungsstellunge im geschäftlichen Kontext (B2B) seine Gültigkeit.

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung gemäß der europäischen Norm EN 16931, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sowie automatisch weiterverarbeitet werden kann.

OfficeFreund kann die E-Rechnungsformate ZUGFeRD 2.x und XRechnung erzeugen und auch empfangen.

Benötigt wird dazu das OfficeFreund Zusatzmodul „ZUGFeRD 2.x / XRechnung“.

Diese sind nach der europäischen Norm EN 16931 genormt und kommen schon bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden zum Einsatz.

• Dazu gehören in Deutschland XRechnung (reine XML-Datei in der Syntax CII oder UBL) und  
   
• ZUGFeRD (Hybrid aus PDF/A-3 und XML, ab Version 2.01).  
    
• Beide Formate können mit OfficeFreund erzeugt und auch eingelesen werden.

Bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen dürfen vorerst auch andere Formate wie EDIFACT zum Einsatz kommen, solange alle wichtigen Rechnungsdaten maschinell in ein genormtes Format überführt werden können. Auch ausländische Formate, die der EU-Richtlinie entsprechen, kommen in Betracht – darunter etwa FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich) und FacturaE (Spanien).

Die Einführung der E-Rechnungspflicht für Unternehmen geht im Wesentlichen auf die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) zurück.

Ziel dieser Initiative ist es, das Umsatzsteuersystem innerhalb der EU zu vereinheitlichen, Steuerkontrollen zu erleichtern und dadurch Steuerbetrug und Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Die E-Rechnung im B2B-Rechnungsverkehr wird daher auch in anderen Mitgliedsstaaten der EU verpflichtend (z.B.):

• In Italien wird die elektronische Rechnung bereits seit 2019 gesetzlich verlangt.
   
• In Frankreich werden ab 2026 alle Unternehmen zur E-Rechnung verpflichtet.

Eine elektronische Rechnung muss wie jede andere Rechnung alle wichtigen Pflichtangaben enthalten, die in § 14 Absatz 4 UstG geregelt sind:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers 
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers 
• Steuernummer und/oder Steuer-ID des Rechnungsstellers 
• Ausstellungsdatum 
• Rechnungsnummer 
• Menge und Art der Liefergegenstände oder erbrachten Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder erbrachten Dienstleistung
• Entgelte mit Ausweis der Steuern
• Steuersatz und Steuerbetrag,
• alternativ Hinweis zur Steuerbefreiung
• ggf. einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht des Rechnungsempfängers
• falls zutreffend: die Angabe „Gutschrift“

Für eine XRechnung im Behördenkontext

• Leitweg-ID des Empfängers.
  Dieses verpflichtende Feld kann in OfficeFreund bei den Adressdaten des Empfängers hinzugefügt werden.

Beide Rechnungstypen sind gültige Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland.

ZUGFeRD Rechnung

• Hybrides Rechnungsformat in Form einer speziellen PDF Datei mit eingebettetem für Nutzer unsichtbaren Datenteil (in XML Form).  
• Der Vorteil dieses Formates besteht darin, dass die Rechnung immer noch von Menschen lesbar ist.
  Leider kann dies aber zu Problemen führen, falls die sichtbaren Daten von den eingebetteten Daten abweichen. Die rechtlich bindenden Daten befinden sich in der unsichtbaren eingebetteten Datenstruktur.
  OfficeFreund sorgt für eine saubere Datenübertragung.

XRechnung

• Die XRechnung ist ein reine XML Datei und kann daher nur automatisiert eingelesen werden.

Beide Rechnungsformate können als Anhang an eine Email übertragen und auch automatisiert eingelesen und verarbeitet werden.

Nein, (leider nicht)

Es ist gesetzlich verankert, dass es zweimal im Jahr Formatanpassungen der XRechnung geben wird. Diese neuen Formate ersetzen dann die alten Formate, die dann nicht mehr gültig sind.

OfficeFreund bleibt für sie am Ball und liefert ihnen immer die aktuelle Version aus.

Nein, das geht nicht.

Bei einer elektronischen Rechnung werden die enthaltenen Daten streng nach dem geforderten Format (ZUGFeRD, oder XRechnung) typisiert (bezeichnet) und verpackt.

Das kann Excel, oder Word nicht. Dazu benötigen sie z.B. spezielle ERP Software wie OfficeFreund, Lexware oder Sevdesk.

Neukunden

• Registrieren Sie sich am OfficeFreund Shop mit ihren Geschäftsdaten: www.officefreund-shop.de/register
• Wählen Sie bei der Lizenzkonfiguration das Zusatzmodul „ZUGFeRD eRechnung“ mit aus.

Bestandskunden mit aktiver Lizenz

• Melden Sie sich mit ihrer verwendeten Emailadresse und Passwort an www.officefreund-shop.de/login an.
• Klicken sie dann auf die Schaltfläche „Upgrade“ und wählen das „ZUGFeRD eRechnung“ Zusatzmodul aus.

Bestandskunden mit abgelaufener Lizenz

• Melden Sie sich mit ihrer verwendeten Emailadresse und Passwort an www.officefreund-shop.de/login an.
• Klicken sie dann auf die Schaltfläche „Lizenz erneuern“.
• Wählen Sie im Warenkorb bei der eingefügten Hauptlizenz „bearbeiten“ und nehmen das ZUGFeRD eRechnung Zusatz-Modul mit dazu.