… fragte mich kürzlich ein Kunde unserer Desktop-ERP-Software, der Rechnungen direkt aus dem Programm per E-Mail versendet.
Leider ist das nicht der Fall!
Streng genommen ist eine ZUGFeRD, oder XRechnung (beides in Deutschland gängige elektronische Rechnungsformate), die Sie auf einen USB-Stick speichern und zu Fuß zu Ihrem Kunden bringen, eine elektronische Rechnung.
Eine Rechnung im normalen PDF-Format, die per E-Mail verschickt wird, ist hingegen keine elektronische Rechnung, sondern lediglich eine auf elektronischem Weg versendete Rechnung.
Eine Rechnung wird zu einer elektronischen Rechnung, wenn die Daten in einer bestimmten definierten Art und Weise strukturiert und verpackt werden.
Der Absender und der Empfänger haben sich darauf geeinigt (in unserem Fall wird das durch die EU mit der EN 16931 Norm vorgegeben) wie diese Struktur aussieht.
Der Vorteil ist, dass die Daten und deren Bedeutung so beim Empfänger ankommen, wie sie vom Absender gedacht sind.